Un point de vigilance lors des contrôles
Les notes de frais sont l’un des éléments surveillés lors d’un contrôle de l’Urssaf.
Il est important de rappeler que l’Urssaf ne contrôle pas directement le CSE : c’est l’entreprise qui est auditée. Toutefois, à cette occasion, l’organisme vérifie également l’usage de la subvention versée au CSE.
Une subvention liée à la masse salariale
La subvention allouée au CSE est calculée sur un pourcentage de la masse salariale. Elle constitue donc une forme de rémunération potentielle, susceptible d’être soumise à des charges sociales.
Ce n’est que par l’usage qui en est fait que l’exonération des charges sociales peut être maintenue, que ce soit sur le budget de fonctionnement ou celui des activités sociales et culturelles.
Le caractère professionnel des dépenses analysé
Concernant les notes de frais, comme pour les entreprises, l’Urssaf vérifie si les dépenses ont un caractère professionnel.
Cela concerne notamment les indemnités kilométriques versées aux élus. Selon l’Urssaf :
« Le CSE doit apporter la preuve des circonstances de fait permettant l’attribution des indemnités kilométriques et justifier du caractère professionnel des frais engagés, et de l’intérêt pour le CSE. »
Justificatifs à fournir
Le CSE doit être en mesure de présenter les éléments suivants :
- La carte grise du véhicule utilisé par l’élu
- Le lieu du déplacement et la distance parcourue
- L’objet du déplacement, accompagné de justificatifs (convocation, visite de site, réunion, séminaire, formation, rendez-vous prestataire…)
Ces éléments doivent être en lien direct avec les missions du CSE.
Si le caractère professionnel du déplacement ne peut être établi, le remboursement sera requalifié en revenu soumis à cotisations sociales.
Les frais de repas également concernés
Concernant les frais de repas, les noms des participants doivent figurer sur la facture. Cela permet de vérifier que la dépense est bien en lien avec une activité du CSE.
Un formalisme à mettre en place
Il est donc essentiel pour le CSE d’instaurer un processus clair et documenté de remboursement des notes de frais :
- Création de formulaires types
- Vérification de la cohérence des dépenses
- Conservation rigoureuse des justificatifs
En cas de contrôle, cela permettra de justifier sereinement chaque remboursement effectué.